Penerapan Sistem Komunikasi Digital dalam Manajemen Acara di MY Wedding Organizer
oleh: Aldi Nur Fadillah, Mahasiswa Magister by Project Ilmu Komunikasi UNPAD Jakarta
Kemajuan teknologi menggeser cara komunikasi pada industri penyelenggara acara, terutama pada jasa event wedding organizer (WO). Seperti yang dikemukakan Firi Oktavia Hariani, 2021, Event Organizer merujuk pada jasa profesional dalam penyelenggaraan acara yang sistematis, terstruktur sesuai kemauan klinennya dengan tujuan event yang sukses. Pengertian ini juga sependapat dengan Juniansyah et al, 2020, bahwa Event Organizer merupakan sekumpulan orang yang membuka jasa profesional dalam mewujudkan event yang sukses, sesuai permintaan klien dalam usulan acara yang telah direncanakan. Jasa WO menjadikan momen pernikahan dinilai lebih efektif karena tidak harus melibatkan semua pihak keluarga. Sehingga pihak keluarga mempercayakan hajat besarnya melalui WO. Dalam menarik kliennya EO menggunakan cara-cara digital seperti melalui website dan media sosial. Trend penggunaan jasa EO dalam pernikahan juga mulai digandrungi generasi milenial dan gen Z.
Selain itu permintaan jasa penyelenggara acara profesional menjadi relevan karena dinilai dapat memudahkan klien ataupun per orangan dalam mewujudkan event tertentu. Dalam mencari calon klien, jasa penyelenggara event membutuhkan komunikasi yang efektif. Komunikasi adalah kunci sukses dalam industri ini. Kemajuan teknologi mengubah sistem komunikasi tradisional menjadi digital. Sistem digital lebih cepat, fleksibel, dan terintegrasi. Menurut Ryan dkk. (2020), digitalisasi manajemen acara meningkatkan efisiensi komunikasi. Ini terjadi melalui integrasi berbagai platform teknologi. Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) juga meningkatkan pengalaman pelanggan dan efisiensi operasional (Van Winkle & Bueddefeld, 2022). Jadi, sangat penting bagi MY Wedding Organizer untuk memakai sistem komunikasi digital dalam manajemen acara mereka.
Dalam konteks ini, My Wedding Organizer salah satu jasa penyelenggara profesional untuk acara pernikahan mempunyai cara tersendiri dalam menjalankan sistem komunikasi dengan para klien dan di internal. Wedding Organizer ini salah satu penyelenggara event pernikahan di Kabupaten Pangandaran, Jawa Barat.
MY Wedding Organizer menerapkan sistem komunikasi digital. Jasa wedding organizer ini memakai teknologi seperti media sosial, aplikasi komunikasi seperti WhatsApp, website dan Customer Relationship Management (CRM). Sistem ini memudahkan komunikasi langsung. Ini terjadi antara tim internal, vendor, dan klien. Koordinasi dan pengambilan keputusan jadi lebih cepat. Rehm dan Coppeneur-Guelz (2020) menyatakan transformasi digital komunikasi acara dapat meningkatkan efisiensi manajemen sumber daya. Selain itu, mengintegrasikan CRM ke sistem komunikasi memungkinkan pengelolaan data pelanggan yang terstruktur. Ini termasuk riwayat komunikasi dan preferensi pelanggan (Berestetska dkk., 2023). Hal ini mendorong layanan personal. Akhirnya, kepuasan pelanggan meningkat.
Komunikasi digital juga berperan dalam strategi pemasaran. Sianipar dan Samatan (2023) menjelaskan perencana pernikahan yang memakai media digital dapat meningkatkan kesadaran merek. Interaksi dengan konsumen pun meningkat. Jadi, sistem komunikasi digital bukan hanya alat operasional. Ini juga menjadi pengungkit strategis yang sesungguhnya.
Penerapan sistem komunikasi digital di MY Wedding Organizer sangat berkontribusi pada efisiensi manajemen event. Penggunaan teknologi komunikasi terintegrasi meningkatkan koordinasi. Efisiensi operasional dan kualitas layanan untuk klien juga meningkat. Oleh karena itu, sistem komunikasi digital adalah elemen strategis penting. Pengembangannya penting untuk keberlanjutan dan daya saing perusahaan perencanan pernikahan.
Daftar Pustaka
- Ryan, W. G., Fenton, A., Ahmed, W., & Scarf, P. (2020). Recognizing events 4.0: The digital maturity of events. International Journal of Event and Festival Management, 11(1), 47–63. https://www.emerald.com/ijefm/article/11/1/47
- Van Winkle, C., & Bueddefeld, J. (2022). Information and communication technology in event management. Springer. https://link.springer.com/content/pdf/10.1007/978-3-030-48652-5_86.pdf
- Rehm, S. V., & Coppeneur-Guelz, C. (2020). Digitally transforming live communication. Springer. https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-3-030-49640-1_5
- Berestetska, O., Iankovets, T., & Orozonova, A. (2023). Using CRM systems for digital communication strategies. https://dialnet.unirioja.es/descarga/articulo/8956097.pdf
- Sianipar, Y. S., & Samatan, N. (2023). Marketing communication strategy of wedding organizer. https://www.ijmsssr.org/paper/IJMSSSR001093.pdf
- Antineskul, E. A., & Remneva, M. A. (2024). Integration of CRM systems in event organization. https://cyberleninka.ru/article/n/integration-of-crm-systems-in-the-context-of-university-digital-transformation-in-the-organization-of-online-events
- Romanova, A. (2024). Digitalization in the event industry: A bibliometric analysis. https://www.emerald.com/emjb/article/doi/10.1108/EMJB-11-2023-0306
- Khussainov, A. S. (2025). CRM-based event management systems. https://cyberleninka.ru/article/n/theoretical-overview-of-crm-based-event-management-systems-in-sports-clubs-with-elements-of-intelligent-data-processing
